Wie man den Übergang zu einem Home Office-Unternehmen schaffen kann

Jaya Baloo, 23 März 2020

Avast CISO gibt Tipps für KMUs zur sicheren Umstellung der Belegschaft

Die Veränderung der Arbeitswelt bewirkt, dass wir alle versuchen uns auf unseren eigenen Schutz einzustellen und dass Unternehmen, die die Mittel haben, sich auf längere Arbeitsperioden von zu Hause aus so schnell wie möglich vorbereiten. Dies bringt einige erhebliche Herausforderungen für IT- und Sicherheitsmanager mit sich. Der Leiter des Unternehmens, das Slack entwickelt, hat seine eigene Reise auf Twitter dokumentiert, und es kann für diejenigen unter Euch lehrreich sein, die ihren eigenen Übergang zu einer 100 prozentigen Arbeit von zu Hause aus meistern wollen.

Avast ist, genauso wie Slack, ein Technologieunternehmen mit Mitarbeitern, die in vielen Ländern und auf vielen Kontinenten verteilt sind. Doch wir mussten einige Anpassungen vornehmen und vielleicht sind die nachfolgenden Hinweise auch für Euch relevant:

  1. Voraussetzungen: Ihr müsst davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter übers Internet auf wichtige Unternehmensdaten zugreifen. Das bedeutet, dass Mitarbeiter den entsprechenden Schutz, die Sicherheit und die Werkzeuge benötigen, damit sie ihre Arbeit erledigen können. Ansonsten könnten sie versuchen, fragwürdige IT-Ressourcen wie Dropbox oder andere persönliche Methoden zu nutzen. Lasst nicht zu, dass Bequemlichkeit zu Eurem Feind wird und plant stattdessen voraus, um die Arbeit im Home Office zu unterstützen.
  2. Auswirkungen auf den Desktop: Nur weil heutzutage jeder einen Laptop besitzt, bedeutet das nicht, dass der Übergang zum Home Office erfolgreich bewältigt wird. Normalerweise ist jeder Mitarbeiter, der am Schreibtisch sitzt, im Office mit einer Docking-Station, mit einer schönen großen Tastatur und mit mehr als einem Monitor ausgestattet. Jetzt aber müssen Mitarbeiter ihre Arbeit ohne diese Ausstattung erledigen. Abhängig von Eurer Situation, kann es sein, dass Ihr so schnell wie möglich Richtlinien festlegen müsst, damit Mitarbeiter ihre Büroausstattung mit nach Hause nehmen dürfen oder zusätzliche externe Monitore und andere benötigte Ausstattung für den Laptop kaufen können.
  3. Bandbreite: Die meisten von uns verfügen über eine Breitbandverbindung. Trotzdem kann diese möglicherweise nicht ausreichen, insbesondere bei den Upload-Geschwindigkeiten und Latenzzeiten, um Videokonferenzen durchzuführen und große Dateien gegenseitig zu versenden. Führt Tests durch und entwickelt einen Plan, um die Bandbreitenverbindung zu Hause nach Bedarf zu verbessern. Legt Richtlinien fest, damit Mitarbeiter diese Probleme selbst lösen können.  
  4. Videokonferenzen:   Damit Ihr mit Euren Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, stets in Verbindung bleiben könnt, sollte sich jeder Mitarbeiter mit Videokonferenzen vertraut machen. Dafür solltet Ihr Euch für einen Unternehmensstandard entscheiden und eine Unternehmenslizenz kaufen. Vergewissert Euch auch, dass eine angemessene Audioausstattung (Mikrofon und Lautsprecher) zur Verfügung steht, die gut mit den gängigen Webkonferenz-Tools funktionieren – möglicherweise müsst Ihr zusätzliche Tools kaufen, wenn die verfügbaren Tools im Laptop nicht angemessen sind. Videokonferenzen werden auch immer wichtiger, da immer mehr persönliche Konferenzen virtuell stattfinden – überprüft diesen Link regelmäßig für die Veranstaltungen, bei denen Ihr vielleicht virtuell teilnehmen möchten.
  5. Etikette für Videokonferenzen: Ein zweiter Aspekt, um den Umgang mit Videokonferenzen zu lernen, ist die nötige Etikette dafür zu verstehen. Das bedeutet, dass das was im Videobild erscheint, einschließlich der Kleidung und der Raumeinstellung, für den Arbeitstag angemessen sein sollte. Dafür bietet Zoom sogar virtuelle Hintergründe an. Für viele sind diese lustigen Hintergründe amüsant und die Stimmung verbessert sich somit gleichzeitig. 
  6. Drucken und Datenaustausch: Dies sind zwei gängige Tätigkeiten, die für uns selbstverständlich sind. Aber wenn wir von zu Hause aus arbeiten, können sich diese gängigen Tätigkeiten zum Technik- und Sicherheitsalbtraum verwandeln. Die IT-Abteilung sollte die Auswirkungen verstehen und Möglichkeiten bieten, damit Unternehmensdaten unter diesen Umständen sicher bleiben können.
  7. Andere Werkzeuge: Wählen Sie eine Online-Plattform (Office 365 oder G-Suite) als den Unternehmensstandard aus, falls Ihr dies nicht bereits getan habt und versucht nicht, dies selbst mit einer Ad-hoc-Lösung zu tun. Versteht auch, welche spezifischen Systeme die Mitarbeiter des Home Offices für den Fernzugriff benötigen, und stellt sicher, dass dieser Zugriff durch geeignete VPNs oder andere End-to-End-Verschlüsselungen gesichert wird.
  8. Mentoring und IT-Helpdesk-Support. Falls Ihr schon über Mitarbeiter im Home Office verfügt, überlegt Euch, ob sie den Kollegen, die zum ersten Mal in dieser Situation sind, den Übergang erleichtern können. Dieser Artikel in der NY Times enthält einige weitere hilfreiche Vorschläge, wie Ihr einen persönlichen Bereich einrichten könnt und hier sind ein paar andere Vorschläge von einem Blogger, über Tipps, wie man mit seiner Familie interagiert.
    Plant informelle Zeiten ein, um die Neulinge in Eurem Team zu unterstützen. Beginnt damit, Eure Helpdesk-Mitarbeiter zu schulen, damit sie lernen, wie mit dem Arbeiten im Home Office, dem Arbeiten mit bestimmten Hilfsmitteln und bei absehbaren technischen Problemen geholfen werden kann. 

Zwar bringt der Übergang zum Home Office viele Herausforderungen mit sich, dennoch bietet es auch eine Menge von Chancen und potenzielle Produktivitätsvorteile.

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