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Como implementar um esquema de trabalho remoto seguro e bem-sucedido

Jaya Baloo, 4 Março 2021

Como a Avast e outras empresas resolveram coisas básicas durante a transição para um trabalho remoto seguro

Recentemente tive a oportunidade de me apresentar no evento Women in Business (Mulheres nos Negócios, em tradução livre), que foi realizado de forma virtual em 2020. Na ocasião, contei sobre a experiência da Avast na implementação rápida e segura do trabalho remoto. Vale reforçar que estamos falando de uma empresa com quase 2 mil funcionários e escritórios em diversas partes do mundo.

Por mais de 10 anos tenho trabalhado como Diretora de Segurança da Informação (CISO), mas essa transição que enfrentamos este ano apresentou um desafio inédito. Queria compartilhar o que aprendi com outros que passaram a mesma coisa em suas organizações. Mesmo com as diferentes formações técnicas e não técnicas das mulheres que participaram da minha apresentação, todas concordam que a Covid-19 causou uma transformação profunda em todo mundo. Isso significa que os efeitos da pandemia ainda vão durar por um longo tempo no mundo online.

Sobre a transição total da Avast para o trabalho remoto 

Durante minha palestra, falei sobre nossa abordagem nessa questão e compartilhei os nossos movimentos mais certeiros. Quando a pandemia teve início, fechamos nossos escritórios imediatamente e agimos para suprir rapidamente todos os nossos funcionários com os equipamentos que eles precisavam para trabalhar de suas casas. Promovemos treinamento interno sobre gerenciamento remoto e providenciamos mentoria um-a-um e sessões de apoio à saúde mental com coaches empresariais.

Toda semana havia uma reunião com a equipe formada por “coordenadores” voluntários de nossos escritórios ao redor do mundo. Esses encontros tratavam de restrições locais e nos atualizava sobre como nossos funcionários estavam se sentindo.  Oferecemos apoio para famílias com dificuldade em equilibrar o aumento das responsabilidades pelo trabalho em casa, o cuidado com as crianças e a supervisão das aulas à distância. Fizemos pesquisas regulares com nossos funcionários para saber como eles estavam se saindo durante esse período de mudança e incerteza, tudo para que pudéssemos providenciar suporte adicional sempre que necessário.

Também nos juntamos aos funcionários na ajuda à sociedade, já que muitos se voluntariaram proativamente para ajudar suas comunidades. A Avast doou recursos computacionais e tecnológicos para apoiar iniciativas importantes, como a Folding@home; implementou um sistema de doações que equiparava as doações feitas por nossos colaboradores em todos os países em que temos escritórios; e doamos US$ 25 milhões para a CEPI e para a Therapeutics Accelerator, que fazem parte da Fundação Bill & Melinda Gates. Nesses tempos em que questões ligadas à segurança da informação também tomam conta dos noticiários, a Avast fez doações para a Shadowserver Foundation, uma organização sem fins lucrativos que atua na área de segurança. Sua missão é tornar a internet um local mais seguro para todos. 

O que as organizações podem fazer na transição para o trabalho remoto 

Do dia para noite, trabalhar de casa passou a ser algo obrigatório para muita gente. E se a casa é o novo local de trabalho, então a segurança de TI acabou se tornando uma missão crítica para toda a empresa. Mas muitas companhias não estavam equipadas para se adequar ao home office, muito menos um trabalho remoto por um período indefinido. 

Há algumas ações importantes que toda empresa deveria tomar ao fazer essa mudança.

  • Acerte no básico: garanta que seus funcionários tenham os equipamentos necessários e uma boa conexão de internet 
  • Faça uma avaliação do risco da sua rede em busca de problemas a serem solucionados
  • Identifique novas necessidades que você tem que dar suporte, como chamadas em vídeo e aplicativos de mensagem
  • Reforce os serviços de suporte de TI. Eles terão que ser responsivos em tempo real

Estamos vivendo um experimento ao vivo, descobrindo o que acontece quando se reescreve as regras do mundo, e todos precisam descobrir como colocá-las em prática de forma independente. Na Avast, nossa equipe de operação global, que trabalha 24 horas por dia, todos os dias da semana, continua a fazer reuniões diárias e semanais, o que não é pouca coisa. Nada disso é fácil. Sabemos que as coisas não vão ficar mais simples. 

Como a Covid mudou as comunidades de trabalho 

Depois da palestra, conversei com as participantes pela web. Gostei muito de ver como muitas delas estão focadas no futuro, em ações práticas que precisam ser tomadas para nos manter em movimento. Havia muita energia positiva na sala e um entendimento claro de que precisamos parar de acreditar que as coisas voltarão a ser como eram antes da pandemia. Devemos começar a abraçar nossa nova realidade e explorar as possibilidades desse novo futuro.

Muitas das perguntas foram sobre o que era preciso ser feito para garantir que os funcionários tivessem não somente o apoio para trabalhar com eficiência de casa, mas também com um balanço entre trabalho e vida pessoal. Não há resposta fácil aqui. O melhor conselho que posso dar é que a empresa tente oferecer apoio gerencial e orientações da equipe de RH para os colaboradores e garantir uma comunicação constante.

Os maiores desafios ainda giram em torno da criação do mesmo nível de engajamento e colaboração que estamos acostumados nos escritórios. É fácil acreditar que as pessoas irão cuidar de si mesmas agora que estão trabalhando de casa. Na verdade, gerentes precisam ficar mais atentos com suas equipes para garantir que os funcionários contam com suporte necessário. A verdade é que qualquer um pode sorrir durante uma reunião no Zoom e fingir que tudo está bem por uma hora. Ferramentas de colaboração são excelentes, mas elas só são eficazes se você trabalhar com as habilidades da sua equipe para manter as pessoas engajadas e sinceras sobre qualquer dificuldade que possam enfrentar.

Ao olhar para o futuro, precisamos manter a calma e nos adaptar, permanecendo consistentes ao definir prioridades. Costumava pensar que as coisas seriam mais fáceis na área de segurança, porque trabalhamos com pontuações de risco. Mas a verdade é que pode ser muito tentador fazer as coisas urgentes e deixar o que realmente importa para depois, até que elas também se tornem urgentes. Essa foi uma lição fundamental para mim e minha equipe até agora. E tenho certeza de que não será a última.