Bezpečnost pro firmy

Jak připravit svou firmu na práci z domova

Jaya Baloo, 18. březen 2020

Bezpečnostní ředitelka Avastu Jaya Baloo radí malým a středním podnikům, jak bezpečně přesunout své pracovníky do domácí kanceláře

Lidé se snaží lépe chránit před koronavirem, a tím se mění i náš pracovní svět. Firmy se připravují na období, kdy jejich zaměstnanci budou delší dobu pracovat z domova. Pro bezpečnostní a IT pracovníky tato změna přináší nové výzvy. Šéf společnosti provozující platformu Slack popsal kompletní přechod své firmy na home office na svém Twitteru. Je to dobrá inspirace pro všechny, kteří si touto změnou také procházejí a přesouvají svou firmu do virtuálního prostoru a domovů svých zaměstnanců.

Tohle jsou mé zkušenosti z našeho postupu v Avastu. Stejně, jako Slack, jsme technologická společnost se zaměstnanci napříč zeměmi a kontinenty. Ale i my jsme se museli přizpůsobit. Tady jsou moje rady a tipy, které mohou pomoci i vám.

  1. Plánování předem. Musíte předpokládat, že se všichni připojují k důležitým korporátním dokumentům a programům prostřednictvím jedné internetové sítě. Proto vaši zaměstnanci potřebují vhodnou ochranu, zabezpečení a nástroje pro výkon své práce. V domácím prostředí budou lidé ve větším pokušení využít různé pochybné nástroje, jako je např. Dropbox a další osobní programy. Nedovolte, aby se pohodlnost stala vaším nepřítelem, a dopředu si naplánujte, jak své zaměstnance na práci z domova připravíte.

  2. Vybavení. To, že má každý k dispozici notebook neznamená, že bude jeho přechod na home office úspěšný. Zaměstnanci jsou v kanceláři obvykle vybavení dokovací stanicí, velkou klávesnicí a několika monitory. Teď však musí svoji práci zvládat bez těchto doplňků. V závislosti na jejich situaci budete možná muset rychle zavést nová pravidla, která pracovníkům umožní vzít si své kancelářské vybavení domů nebo si koupit nové, kterým doplní svůj notebook.

  3. Vhodné připojení. Zatímco v kanceláři máme širokopásmové připojení, naše domácí síť nemusí být dostatečně silná, aby zvládla rychlý přenos dat, videokonference a výměnu rozměrných souborů. Otestujte domácí vlnový rozsah a pokud je potřeba, upgradujte jej. Nastavte předpisy tak, aby tento problém mohli zaměstnanci řešit i sami, pokud to bude potřeba.

  4. Videokonference. Aby všichni vaši zaměstnanci mohli i doma zůstat propojení, musí se naučit pracovat přes videokonference. Vyberte si některý vhodný software a zakupte podnikovou licenci. Ujistěte se, že všichni pracovníci mají dostatečné audio vybavení, jako jsou mikrofony a reproduktory, které budou se softwarem dobře fungovat, případně pořiďte nové, pokud ty vestavěné v notebooku nestačí. Videokonference jsou čím dál významnější i proto, že mnoho původně osobních akcí se přesouvá do virtuálního prostoru. Doporučujeme pravidelně sledovat tento odkaz, kde najdete události, kterých se můžete účastnit na dálku.

  5. Etiketa videokonference. Co se týče videokonferencí, měli bychom ještě pochopit jejich nezbytnou etiketu. To znamená, že co je zobrazeno ve videorámečku, včetně oblečení, které máte na sobě a nastavení pozadí, by mělo být vhodné pro pracovní den. Technologie Zoom dokonce nabízí možnost výběru virtuálního pozadí, které případně váš nepořádek doma skryje, a lidé se i pro odlehčení nálady mohou pobavit pozadím, které jste zvolili.

  6. Tisk a sdílení souborů. Jedná se o dva běžné úkoly, které v kanceláři považujeme za samozřejmost, ale když pracujeme z domova, mohou se z nich stát technologické a bezpečnostní noční můry. Vaše IT oddělení by se mělo zamyslet nad všemi možnými důsledky a nabídnout lidem způsoby, jak sdílet firemní data tak, aby zůstala za daných okolností bezpečná.

  7. Další nástroje. Zvolte si online platformu (Office 365 nebo G Suite) jako firemní standard, pokud jste tak již neučinili, a nezkoušejte to sami pomocí nějakého ad hoc řešení. Také mějte na paměti, ke kterým konkrétním systémům budou zaměstnanci z domova potřebovat vzdálený přístup, a ujistěte se, že jsou tyto přístupy zabezpečeny vhodnými službami VPN nebo jiným šifrováním typu end-to-end.

  8. Mentoring a technická podpora od IT. Pokud již máte pracovníky, kteří pracují z domova, zjistěte, zda mohou pomoci s přechodem svým kolegům, kteří budou pracovat z domu poprvé. Tento článek v NY Times obsahuje několik dalších užitečných tipů, jak si doma nastavit svůj osobní prostor, a zde jsou některé další rady od blogerů, jak v takovém případě komunikovat s vaší rodinou. Naplánujte si čas, kdy můžete pomoci zaškolit nováčky ve vašem týmu. Začněte školit pracovníky technické podpory, jak mají podporovat zaměstnance pracující z domova, jak využívat nástroje a čelit případným technickým problémům.

Přestože se s prací z domova pojí mnoho výzev, je zde také mnoho pozitivních vlivů na zlepšení vaší odolnosti a celkovou pozici zabezpečení a potenciálních výhod spojených s produktivitou práce. Držíme všem palce!