PME Empresas

Como fazer a transição para uma empresa que trabalha totalmente em casa

Jaya Baloo, 8 Abril 2020

A CISO da Avast compartilha dicas e conselhos para as pequenas e médias empresas fazerem com segurança a transição da sua força de trabalho

O mundo do trabalho está mudando à medida que todos tentamos nos ajustar para nos proteger. As empresas - quando possível - estão se apressando e se preparando para períodos de trabalho em casa relativamente longos. Isso traz alguns desafios significativos para os gerentes de TI e de segurança digital. O chefe da empresa que produz o Slack documentou sua própria jornada* no Twitter e pode ser instrutivo para aqueles que estão fazendo sua própria transição para se tornar uma equipe que trabalha 100% em casa (WFH ou work from home).

Esta é a minha experiência em primeira mão nas linhas de frente da nossa própria evolução aqui na Avast. Sim, como o Slack, somos uma empresa de tecnologia que possui funcionários em vários países e continentes. Contudo, tivemos que fazer alguns ajustes. Aqui estão algumas lições que aprendemos e algumas dicas para ajudar nos esforços de vocês.

  1. Premissas. Você deve assumir que todos estão se conectando em uma internet contaminada e, ao mesmo tempo, acessando importantes ativos corporativos. Isso significa que seus colaboradores precisam de proteção e segurança, além de ferramentas adequadas para realizar os seus trabalhos. Isso também significa que eles podem ficar tentados a usar recursos suspeitos, como o Dropbox ou outros métodos pessoais. Não deixe a conveniência ser sua inimiga e planeje o suporte a essas situações de WFH.
     
  2. Implicações nos computadores. Só porque todo mundo tem um notebook, isso não significa que eles podem fazer com sucesso a transição para o WFH. Se você tem colaboradores sentados em suas mesas, eles normalmente têm uma estação de trabalho, um ótimo teclado grande e vários monitores. Agora eles devem fazer o seu trabalho sem nenhum desses periféricos. Dependendo da situação, talvez seja necessário desenvolver rapidamente políticas que permitam que eles levem equipamentos do escritório para casa ou comprem monitores externos adicionais, além de outros equipamentos para complementar os seus notebooks.
     
  3. Largura da banda. Embora a maioria de nós tenha uma conexão de banda larga, nossas redes domésticas podem não ser suficientes, principalmente com velocidades de upload e baixa latência que suportem videoconferências e o compartilhamento de grandes arquivos. Execute testes e elabore um plano para atualizar a largura da banda doméstica se for necessário. Tenha uma política sobre isso para que os funcionários possam cuidar desse problema por conta própria.
     
  4. Videoconferência. Manter conectada a equipe do WFH significa que todos se familiarizem e estejam confortáveis ao fazer uma videoconferência. Escolha um padrão e adquira uma licença corporativa. Certifique-se de que há equipamentos de áudio adequados (microfones, alto-falantes e headsets) que funcionem bem com sua ferramenta de conferência padrão: talvez seja necessário comprar alguns equipamentos suplementares, caso os integrados nos notebooks deles não sejam adequados. As videoconferências também se tornarão mais importantes à medida que mais reuniões presenciais se tornem virtuais: verifique periodicamente este link para os eventos nos quais você possa participar de forma virtual*.
     
  5. Etiqueta de videoconferência. Outro ponto a ser aprendido nas videoconferências é a etiqueta necessária. Isso significa saber o que pode ser mostrado no vídeo, incluindo como se vestir ou como arrumar a sua sala para que esteja preparada para ser um ambiente de trabalho. O Zoom oferece planos de fundo virtuais para ajudar a manter oculta a (eventual) desorganização e, além disso, as pessoas podem se divertir com um ambiente que alivia a tensão.
     
  6. Impressão e compartilhamento de arquivos. Essas são duas tarefas comuns que damos como resolvidas no escritório, mas quando estamos trabalhando em casa, elas podem se transformar em pesadelos de tecnologia e segurança. Seu departamento de TI deve entender as implicações e fornecer soluções para que os dados corporativos permanecerem seguros nessas circunstâncias.
     
  7. Outras ferramentas. Se você ainda não o fez, escolha uma plataforma online (Office 365 ou G Suite) como padrão corporativo, mas não tente fazer isso sozinho com alguma solução caseira (ad hoc). Além disso, entenda quais sistemas específicos os funcionários do WFH precisarão acessar remotamente e verifique se esse acesso está protegido por VPNs apropriadas ou outra criptografia de ponta-a-ponta.
     
  8. Tutoria e suporte técnico de TI. Se você já possui funcionários remotos, veja se eles podem ajudar e facilitar a transição dos colegas que farão isso pela primeira vez. Esta matéria do NY Times tem outras sugestões úteis* sobre como configurar seu espaço pessoal e aqui estão outras sugestões de um blogueiro sobre como interagir com a sua família*. Programe horários informais para ajudar a apoiar os novatos na sua equipe. Comece a treinar sua equipe de suporte técnico para dar suporte a situações, ferramentas e problemas técnicos previstos para o WFH.

Embora haja muitos desafios com o WFH, também há muitas vantagens em melhorar sua resiliência, uma postura geral de segurança e potenciais benefícios de produtividade.


*Original em inglês

Thought Catalog