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Entenda as diferenças entre os tipos de assinatura e por que apostar nelas garante diversos benefícios
Sabe-se que o manuseio de documentos impressos atrapalha a produtividade de companhias e gera diversos prejuízos – já que, de acordo com uma pesquisa do International Data Corporation (IDC), cada funcionário dedica em média 12 horas semanais ao gerenciamento de formulários, que podem custar até US$ 220 às organizações se extraviados (somados a US$ 20 de arquivamento e US$ 120 em caso de procura por erros).
Felizmente, soluções digitais reduzem significativamente tais impactos – capazes de contemplar até mesmo assinaturas, que não precisam mais serem feitas com caneta em papel. Assinaturas eletrônicas, no Brasil, são amparadas por lei, mais especificamente pela Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Caso sigam as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP) – sistema nacional de certificação digital –, possuem a mesma validade de um documento assinado fisicamente e com firma reconhecida em cartório, dispensando deslocamentos e os custos associados aos processos.
Um exemplo comum da simplicidade que proporcionam é demonstrado através de funcionalidades presentes em muitos editores de arquivos em PDF, que, por meio de plataformas específicas, garantem a validação de arquivos em poucos cliques. Ainda assim, uma dúvida é bem comum: dentre os modelos de assinatura eletrônica ou digital, qual é a opção mais segura?
Assinaturas digitais ou eletrônicas? Qual é a diferença? Fonte: Shutterstock
Apesar de ser comum a utilização de ambas como sinônimos, tratam-se de termos diferentes, que vão muito além da simples digitalização – como escanear um papel assinado com caneta. Sendo assim, confira abaixo as características de cada um dos métodos:
A opção mais segura de assinatura eletrônica, portanto, é a digital, sendo os principais benefícios:
Assim como não se recomenda o envio de dados pessoais por qualquer meio, os documentos digitais e as chaves de assinatura também seguem essa orientação. Logo, o respeito às boas práticas de segurança cibernética exerce papel crucial nesse contexto.
Após definir onde serão armazenados os arquivos, fazem parte dos processos ações como criar sistemas de segurança, utilizar criptografia naqueles de uso esporádico e prestar atenção a privilégios de acesso. Além disso, o uso de recursos baseados em inteligência virtual é orientado a casos mais sensíveis.
Lembre-se de que isso vale tanto para os famosos PDFs quanto para quaisquer outros tipos de arquivos em que as assinaturas eletrônicas sejam aplicadas.
Práticas conjuntas aprimoram a proteção. Fonte: Shutterstock
No mais, manter a integridade dos equipamentos em que os documentos são manuseados faz toda a diferença, assim como a presença de um bom antivírus preparado para todo tipo de ameaça.
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* Original em inglês.
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